Đây là buổi chia sẻ về tài chính doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh triển khai hệ thống ERP. Buổi học được dẫn dắt bởi Ms.Thúy, người có kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính và triển khai ERP. Dưới đây là tóm tắt các nội dung chính:

• Phân biệt các vai trò trong bộ phận tài chính kế toán:Ms. Thuý đã phân tích sự khác biệt giữa kế toán tài chính, kế toán thuế, kế toán quản trị và tài chính doanh nghiệp, nhấn mạnh rằng mỗi vai trò có chức năng, yêu cầu và đối tượng sử dụng thông tin khác nhau.
  • Kế toán tài chính tập trung vào ghi nhận số liệu, hạch toán và lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán (VAS, IFRS). Họ sử dụng các phân hệ ERP như General Ledger, Accounts Receivable/Payable, Fixed Assets.
  • Kế toán thuế là một phần của kế toán, đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế (luật thuế, thông tư, nghị định), quản lý hóa đơn và lập báo cáo thuế.
  • Kế toán quản trị tập trung vào phân tích số liệu hiện tại, lập kế hoạch cho tương lai (ngân sách, dự báo), và cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định. Họ sử dụng dữ liệu từ nhiều phòng ban, không chỉ hệ thống kế toán. Hiện tại, nhiều công việc kế toán quản trị vẫn sử dụng Excel do ERP chưa đáp ứng đủ nhu cầu.
  • Tài chính doanh nghiệp quản lý tiền, dòng tiền, vốn, kế hoạch vay và sử dụng vốn. Các hoạt động này ít khi được quản lý trong ERP.
• Ứng dụng ERP vào các phần hành tài chính kế toán:Ms. Thuý đã chỉ ra cách các phân hệ ERP tương ứng với từng vai trò tài chính kế toán, ví dụ như kế toán tài chính quan tâm đến phân hệ hạch toán, kế toán thuế quan tâm đến tự động tính thuế và quản lý hóa đơn. Chị cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu rõ người dùng và mục đích sử dụng hệ thống khi triển khai ERP.
• Kế toán quản trị và ERP: Để ứng dụng hiệu quả kế toán quản trị trong ERP, cần hiểu rõ tất cả các module, mô hình kinh doanh, cấu trúc tổ chức và định hướng chiến lược. Việc thiết lập master data chi tiết để theo dõi chi phí và doanh thu (trực tiếp/gián tiếp, cố định/biến đổi) ngay từ đầu là rất quan trọng. Rủi ro có thể xảy ra nếu người triển khai không có chuyên môn về kế toán quản trị.
• Ngân sách và kế hoạch (Budgeting and Planning):Ms. Thuý đã trình bày quy trình lập ngân sách và kế hoạch, từ cấp độ tổng thể (AOP - Annual Operation Plan) xuống các bộ phận chức năng. Chị phân biệt giữa các công ty đã hoạt động lâu (có dữ liệu lịch sử) và các công ty mới (dựa trên dự đoán) trong việc lập kế hoạch. ERP có vai trò quan trọng trong việc cung cấp số liệu lịch sử và hỗ trợ quy trình lập kế hoạch. Việc cập nhật kế hoạch và ngân sách định kỳ (hàng tháng, hàng quý - rolling forecast) là cần thiết.
• Phân tích chi phí (Cost Analysis):Ms. Thuý đã phân loại chi phí theo nhiều tiêu chí khác nhau: theo chức năng (giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý), theo tính chất (cố định, biến đổi), theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí (trực tiếp, gián tiếp), và theo thời kỳ phát sinh. Việc phân loại chi phí giúp tính điểm hòa vốn và đánh giá hiệu quả hoạt động. Chị cũng lưu ý về sự khác biệt giữa giá thành và giá vốn.
• Thảo luận về chi phí mua hàng và phân bổ: Các học viên đã thảo luận sôi nổi về các vấn đề thực tế trong việc phân bổ chi phí mua hàng (vận chuyển, bảo hiểm) vào giá vốn hàng bán và hàng tồn kho, đặc biệt khi có sự khác biệt về thời điểm phát sinh chi phí và nhập kho/xuất kho. Các giải pháp phân bổ theo số lượng, khối lượng, giá trị hoặc công thức người dùng đã được đề cập. Vấn đề về chi phí phát sinh sau khi hàng đã xuất kho cũng được đưa ra.
• Chiết khấu sau mua hàng: Vấn đề về chiết khấu nhận được sau khi mua hàng và ảnh hưởng của nó đến giá trị hàng tồn kho và báo cáo tài chính trước đó cũng được thảo luận.Ms. Thuý không khuyến khích việc điều chỉnh lại số liệu của các kỳ trước mà nên ghi nhận các điều chỉnh vào kỳ hiện tại hoặc sử dụng các khoản trích trước.
• Các khía cạnh khác của phân loại chi phí:Ms. Thuý đã đề cập đến các cách khác để phân loại chi phí trong hệ thống, ví dụ như gắn vào tài khoản kế toán hoặc sử dụng các dimension (trường thông tin) khác nhau.
• Điểm hòa vốn (Break-even Point): ERP có thể giúp tính toán điểm hòa vốn nếu được thiết kế phù hợp để phân loại định phí và biến phí.
• Chi phí sản xuất:Ms. Thuý nhấn mạnh rằng chi phí trong sản xuất là phức tạp nhất do liên quan đến nhiều bộ phận và quy trình biến đổi nguyên vật liệu thành thành phẩm.
• Đánh giá hiệu quả (Performance Evaluation):Ms. Thuý trình bày quy trình từ thiết lập chiến lược đến đo lường và đánh giá kết quả hoạt động bằng các chỉ số KPI (Key Performance Indicators), bao gồm cả chỉ số tài chính và phi tài chính. Chị giới thiệu một số nhóm chỉ số tài chính quan trọng như thanh khoản, đòn cân nợ, hiệu quả và khả năng sinh lợi. Việc tích hợp dữ liệu từ ERP và các hệ thống khác (marketing, supply chain, sản xuất) là cần thiết để có cái nhìn toàn diện về hiệu quả hoạt động.
• Các lưu ý khi triển khai ERP:Ms. Thuý nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu rõ cấu trúc toàn bộ tổ chức, chiến lược, kế hoạch và vai trò của từng bộ phận (key user) khi triển khai ERP. Chị cũng đề cập đến kiến trúc doanh nghiệp (Enterprise Architecture) và sự tích hợp của nhiều hệ thống thông tin khác nhau.
• Kết luận: Buổi chia sẻ kết thúc với lời cảm ơn của người dẫn dắt và học viên, đồng thời khuyến khích các buổi chia sẻ kinh nghiệm tiếp theo.